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陕西师范大学长安校区校务楼、雁塔校区办公楼会议室管理办法
发布时间:【2014-01-17】        阅读:1572 次

 

为进一步加强长安校区校务楼、雁塔校区办公楼内会议室管理,切实提高服务质量和会议室使用效率,特制定本办法。

一、会议室基本概况

校区

会议室名称

会议室地点

座位数

主要设备

长安校区

大贵宾室

校务楼221

18

投影、音响、空调、网络

小贵宾室

校务楼125

11

投影、音响、空调、网络

215会议室

校务楼215

20

音响、投影、空调、网络

第一会议室

校务楼310311

45

音响、投影、空调、网络

第二会议室

校务楼410411

90

音响、投影、空调、网络、

电脑、电视

第三会议室

校务楼510511

45

音响、投影、空调、网络

雁塔校区

大会议室

办公楼208

16

音响、投影、空调、网络

小会议室

办公楼216

11

空调、网络

学校办公室负责长安校区校务楼大、小贵宾室、215会议室、和雁塔校区办公楼大、小会议室的日常管理;后勤管理处负责长安校区校务楼第一、二、三会议室的日常管理。网络信息中心负责长安校区校务楼第二会议室视频会议网络调试和维护。

二、会议室功能定位

(一)长安校区校务楼

1.215会议室是学校召开党委常委会、校务会以及校领导召集的有关专题会议的主要场所。

2.大、小贵宾室是学校领导会见上级领导、兄弟院校领导、海内外知名人士以及相关外事活动的主要场所。

3.第一、第三会议室是学校及各职能部门召开工作会议的主要场所。

4.第二会议室是召开视频会议或较大型动员会、工作部署会的主要场所。

(二)雁塔校区办公楼

1.大会议室是学校召开党委常委会、校务会以及校领导召集的有关专题会议或校内单位召开工作会议的主要场所。

2.小会议室是学校及各单位召开座谈式小型会议的主要场所。

三、会议室预订程序

(一)长安校区校务楼大贵宾室、小贵宾室、215会议室和雁塔校区办公楼大、小会议室由学校办公室统一管理,主要保证学校召开的会议和相关活动。

(二)长安校区校务楼第一、第二、第三会议室由各部门通过校园网登陆“会议室报告厅开放平台” (http://meeting.snnu.edu.cn/)进行预订,经后勤管理处管理人员审核通过后方可使用。一般至少提前一天预订。

(三)凡两个或两个以上单位在同一个时间段申请使用同一会议室时,按照“谁先申请谁先使用”的原则统筹安排。

(四)使用单位因未办理网上预订或办理预定手续不及时、不明确而造成的工作失误,由使用单位负责。

四、会议室物品管理和卫生保洁

(一)物品管理

1.长安校区校务楼

学校办公室行政科负责大贵宾室、小贵宾室,215会议室、等候室物品配备和管理。后勤管理处负责第一、二、三会议室物品配备和管理。

2.雁塔校区办公楼

学校办公室雁塔校区管理科负责大、小会议室的物品配备和管理。

(二)卫生保洁

后勤第一集团负责长安校区校务楼内大贵宾室、小贵宾室、215会议室和等候室的卫生保洁工作;后勤管理处委托方瑞物业公司负责长安校区校务楼内第一、二、三会议室和雁塔校区办公楼大、小会议室的卫生保洁工作。学校办公室行政科、雁塔校区管理科和后勤管理处不定期检查卫生保洁等情况。卫生保洁和会议服务应达到以下标准:

1.桌椅、物品摆放整齐。

2.桌面、座椅、布面和墙面无尘土、无污渍。

3.室内悬挂、摆放的饰品、物品干净整洁。

4.门面、门缝、门把手无尘土、污渍;门锁坚固、无松动。

5.地面、地毯保持清洁,无杂物、污渍。

6.窗户玻璃光亮,边框干净,窗台无尘土。

7.空调等电器擦拭干净,无灰尘;开关、插线板、电线无破损。

8.茶杯使用后须清洗干净,无茶垢、水渍;消毒后定点存放。

9.熟悉投影、音响等设备的使用方法。

10.定期检查会议室设备和植物,有问题及时报修或更换。

11.提前开门、开窗通风,会前要调试音视频等设备;天气炎热应提前打开空调;会后要及时关闭音视频等设备,清扫会场,关闭门窗。

五、使用会议室注意事项

(一)会议室是学校的公共资源,使用单位应自觉爱护会议室内的所有设备设施,节约用电,会议结束后请自觉关闭电源。

(二)会议室内不配备笔记本电脑,如需使用投影仪,需自行携带笔记本电脑进行调试。

(三)使用单位原则上不得在会议室内墙面粘贴横幅。确有需要,经学校办公室或后勤管理处同意后方可粘贴。

(四)因使用不当而造成的设施、设备、物品损坏,由使用单位赔偿。

(五)参会人员不得携带易燃、易爆等危险物品或污染物品进入会议室。

六、附则

本办法经学校办公室负责人与后勤管理处、网络信息中心负责人沟通,经20131224日学校办公室处务会议讨论通过,201411日起开始执行。

 

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