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教育行政办公公文处理系统管理暂行规定
发布时间:【2011-08-29】        阅读:1359 次

 

 

根据教育部、陕西省教育厅的有关要求和我校事业发展的需要,为了进一步提高工作效率,提升管理水平,建设数字化校园,推进无纸化办公,我校从20056月开始推行教育行政办公系统,并印发了《陕西师范大学关于建设办公自动化系统的实施意见》(陕师校发(2005)15),对我校教育行政办公系统的建设工作进行了安排部署。经过一年多的积极努力,实施教育行政办公公文处理系统的各项前期准备工作和培训工作已基本完成,学校决定从200711日起在全校正式推行教育行政办公公文处理系统。为确保此项工作的顺利进行,现将有关事项规定如下:

一、教育行政办公公文处理系统的适用范围

1.全校各个单位。

2.校内一般性公文的处理,不包括涉密文件。

3.以学校党委、行政名义和以学校办公室名义向校内行文和向校外行文的部分环节;各处级单位和附属单位的校内行文;部分相对独立的单位(如附中、附小、幼儿园、后勤集团、教育出版集团等)和群众性团体(如工会、团委)向校外行文的部分环节。

4.上级部门和校外单位发送给学校的收文处理待条件成熟后再推行。

二、教育行政办公公文处理系统实施规则

实施教育行政办公公文处理系统后,为进一步加强对全校公文的有效管理,使公文处理更加制度化、规范化,学校将实施新的公文处理规则:

1.规范发文字号

1)以学校党委名义向校外行文用“陕师党字”或“陕师党函”发文字号;以学校党委名义向校内行文一律用“陕师党发”发文字号(机构设置和干部任免专用“陕师党干发”发文字号)。

2)以学校行政名义向校外行文用“陕师校字”或“陕师校函”发文字号;以学校行政名义向校内行文一律用“陕师校发”发文字号(干部任免专用“陕师校干发”发文字号)。

3)以学校纪委名义向校外行文用“陕师纪字”或“陕师纪函”发文字号;以学校纪委名义向校内行文用“陕师纪发”发文字号。

4)以校工会、校团委名义无论向校外行文还是校内行文,均使用“陕师工”、“陕师团”发文字号。

5)以附中、附小、幼儿园、后勤集团、教育出版集团等单位名义无论向校外行文还是校内行文,均使用“陕师附中”“陕师附小”“陕师附幼”“陕师后集”“陕师教集”等发文字号。

6)学校办公室可以代表校党委、行政独立向校外或校内行文,分别用“陕师党办”、“陕师校办”发文字号。

7)校内其他二级单位没有向校外行文的权利,只能在校内行文。校内行文一律使用“师党×”“师×”“师××”发文字号。如党委组织部用“师党组”、人事处用“师人”、政治经济学院用“师政院”等发文字号。各二级单位的具体发文字号见附件1

2.规范发文权限和程序

1)学校办公室是全校公文处理的管理部门,实施教育行政办公公文处理系统后,全校的发文字号由学校办公室统一编制、登记、管理,各二级单位再无权编发文号。

2)全校发文分为三个层次:以学校党委、行政名义发布的正式公文;以各二级单位名义发布的正式公文;不编文号的一般性通知、公告等。

3)根据公文处理的流程和权限,各单位和个人可利用教育行政办公系统公文处理模块完成公文的拟稿、核稿、审核、会签、签发、登记、编号、发布、归档等环节。

4)以学校党委、行政名义发布的正式公文,应按照拟稿人起草、单位科长核稿、单位负责人审核、(会签)、学校办公室秘书科长初审分流、学校办公室副主任审核、校领导签发、学校办公室公文信息管理员登记编号及校内分发、办文单位报送、学校办公室公文信息管理员归档的程序完成处理过程。

5)以各二级单位名义发布的正式公文,应按照拟稿人起草、单位科长核稿、单位负责人审核、(会签)、学校办公室秘书科长审核分流、校领导签发、学校办公室公文信息管理员登记编号、办文单位分发归档的程序完成处理过程。各二级单位自行发文,学校办公室只负责编号登记,公文内容各单位文责自负。

6)不编文号的一般性通知、公告等,应按照拟稿人起草、单位科长核稿、单位负责人审核、单位自行发布的程序完成处理过程。

三、系统维护与保障

1.我校的教育行政办公公文处理系统由学校办公室和网络信息中心共同维护,对在运行过程中流程设置、公文格式等管理方面的问题由学校办公室负责协调,界面显示、系统程序等技术方面的问题由网络信息中心提供服务。

2.教育行政办公公文处理系统正式实施后,除上报、归档以外,学校将不再印发纸质公文。但如在运行过程中遇到系统程序错误、服务器故障、病毒、断电等因素导致网络不通畅,且短时间不能恢复,可由学校办公室通知启用应急措施,使用纸质公文。

四、有关要求

1.在全校推行教育行政办公公文处理系统,是我校建设高水平大学和数字化校园的实际需要,全校各个单位对此要高度重视,单位负责人要带头使用并要求有关工作人员积极使用,确保此项工作的顺利进行。

2.为保证教育行政办公公文处理系统的正常运行,各单位的公文信息管理员要认真做好电子公文的查看、接收、发送和存档,并将接收到的公文和有关信息及时报送单位负责人阅处。

3.实施教育行政办公公文处理系统后,纸质公文将不再受理,各单位行文均须通过该系统进行。报给学校党委和行政的公文由学校办公室负责接收并转有关校领导阅处;报给职能部门的公文由该部门自行处理,有关重大事项可由该部门签注意见后送学校办公室转有关校领导阅处。

4.各单位要严格按照教育行政办公公文处理系统的发文流程进行公文处理(发文流程见附件2);起草公文要做到主题鲜明、内容详实、文字简练、文种正确;公文起草者在发文稿纸上须完整填写拟稿人、拟稿单位、校对人、标题、主送单位、抄送单位、紧急程度、主题词、附件等公文信息,公文处理每个环节的责任人也须在发文稿纸上填写“核稿人”等有关信息,确保公文的完整性。

5.公文办结后,有关单位须及时归档,分别做好电子公文和纸质公文的存档、归档工作。纸质公文归档须印制正式红头文件并加盖公章,和打印出的发文稿纸一起归档。以学校党委、行政名义发文,由学校办公室归档;以二级单位名义发文,由该单位归档;多个单位联合发文,由主办单位归档。

 

 

 

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